You are here:

Privacy verklaring

1. Wie zijn wij?

Loyens & Loeff is een volledig onafhankelijk advocatenkantoor. Voor een volledige lijst van onze relevante juridische entiteiten en de bijbehorende adressen, klik hier. In het kader van onze activiteiten verzamelen, bewaren, openbaar maken en/of anderszins verwerken wij persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy, kwalificeert de desbetreffende entiteit van Loyens & Loeff (hierna: Loyens & Loeff, wij, ons) met wie u in contact staat als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij verwerken.

2. Wij weten dat uw privacy belangrijk voor u is

Wij hechten veel waarde aan het recht op privacy en streven ernaar de persoonlijke gegevens die wij verzamelen en gebruiken te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en meer in het bijzonder met de Algemene Gegevensbeschermingsverordening (GDPR) en de relevante nationale uitvoeringswetgeving.

In deze Privacyverklaring gaan we dieper in op de persoonlijke gegevens die we verzamelen, welke persoonlijke gegevens we verzamelen, hoe we persoonlijke gegevens verzamelen, voor welke doeleinden we persoonlijke gegevens gebruiken en aan wie we persoonlijke gegevens verstrekken. Verder bevat deze Privacyverklaring belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarom raden wij u aan deze Privacyverklaring zeer zorgvuldig te lezen.

Wat voor u relevant is, hangt echter af van de relatie die u met ons hebt. Met het oog hierop is deze Privacyverklaring op een gelaagde manier gestructureerd, zodat u alleen datgene kunt lezen wat voor u relevant is.

  • Indien u klant bent bij Loyens & Loeff, verwijzen wij u naar paragraaf 3 van dit Privacy Statement.
  • Als u Loyens & Loeff bezoekt, verwijzen wij u naar paragraaf 4 van dit Privacy Statement.
  • Indien u zich heeft ingeschreven om bepaalde mailings van Loyens & Loeff te ontvangen, verwijzen wij u naar paragraaf 5 van deze Privacyverklaring.
  • Als u ons uw visitekaartje geeft of anderszins uw contactgegevens aan Loyens & Loeff heeft verstrekt, verwijzen wij u naar paragraaf 6 van deze Privacyverklaring.
  • Indien u per e-mail of anderszins contact opneemt met Loyens & Loeff, verwijzen wij u naar paragraaf 7 van deze Privacyverklaring.
  • Indien u een bezoeker bent van onze website, verwijzen wij u naar paragraaf 8 van dit Privacy Statement.
  • Indien u wilt solliciteren of heeft gesolliciteerd bij Loyens & Loeff, verwijzen wij u naar paragraaf 9 van deze Privacyverklaring.

Van tijd tot tijd kunnen wij deze Privacyverklaring wijzigen. De meest recente versie van deze Privacy verklaring is beschikbaar op onze website. In geval van belangrijke wijzigingen in onze Privacy verklaring zullen wij u actief op de hoogte houden van deze wijzigingen.

3. Als u cliënt bent bij Loyens & Loeff

Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens, welke persoonlijke gegevens verzamelen wij en waarom?

Alle juridische en financiële dienstverleners, waaronder Loyens & Loeff, zijn op grond van de geldende wetgeving verplicht om over bepaalde informatie en/of documenten betreffende de identiteit van hun cliënten te beschikken. Met het oog hierop verzamelen wij, door middel van onze bedrijfs- of partnerschapsidentificatie en PEP Statement UBO-formulieren, bepaalde persoonlijke gegevens van onze cliënten en, indien onze cliënt een rechtspersoon of instantie is, van vertegenwoordigers van onze cliënten en uiteindelijke economische eigenaren van onze cliënten.

In dit kader verwerken wij de volgende persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Persoonlijke gegevens:

Doeleinden:

naam, geboortedatum, adres, paspoortversies, functie, kwalificatie als politiek prominente persoon, uittreksels uit registers (al dan niet openbaar)

om u te identificeren, om na te gaan of u bevoegd bent om onze klant te vertegenwoordigen, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

OPMERKING: In deze context kunt u ons persoonlijke gegevens verstrekken die betrekking hebben op een andere persoon dan uzelf, bijvoorbeeld van de uiteindelijke begunstigde eigenaar van het bedrijf dat u vertegenwoordigt. Indien dit het geval is, verzoeken wij u de betreffende persoon (een kopie van) deze Privacyverklaring te verstrekken en ervoor te zorgen dat hij/zij deze Privacyverklaring heeft gelezen en begrepen voordat hij/zij ons zijn/haar persoonlijke gegevens verstrekt.

Wij verwerken deze persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen om onze klanten te identificeren en om ongebruikelijke transacties (zoals contante betalingen of geldovermakingen naar landen met een hoog risico) te melden.

Verder hebben wij in het kader van de toepasselijke wetgeving ter voorkoming van witwassen en terrorisme een intern waarschuwings- en controleregister dat alleen wordt gebruikt door ons en onze gelieerde groepsmaatschappijen en partners. Indien wij uit hoofde van risicobeheersing besluiten om informatie over u in dit register op te nemen, zullen wij u hierover informeren. In dit verband kunnen wij de volgende informatie over u verwerken:

Persoonlijke gegevens:

Doeleinden:

naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, reden voor inschrijving in het register (bijvoorbeeld hoogrisico land)

vast te leggen en te controleren waarom bepaalde cliënten in het register zijn opgenomen

Voor de verwerking van deze persoonlijke gegevens vertrouwen wij op onze legitieme belangen om onze activa en activiteiten te beschermen.
Tot slot kunnen wij in het kader van onze klantrelatie de volgende informatie over (contacten van) onze klanten verwerken:

Persoonlijke gegevens: Doeleinden:

naam, bedrijfsnaam, contactgegevens, paspoortkopieën, monsters van handtekeningen, financiële informatie, bankgegevens, uittreksels uit registers (openbaar of niet)

contact met u op te nemen, een dossier te openen, conflicten op te lossen, onze diensten aan u te verlenen, u onze facturen toe te sturen, voor e-billing, om betalingen en vorderingen te matchen, voor het beheer van de verschuldigde rekeningen, om schulden te innen of te laten innen, om u bloemen en nieuwjaarswensen te sturen, om u in te schrijven voor kantoorzetels, om eventuele klachten en geschillen te behandelen, voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, en om onze (juridische) positie vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen.

Wij verwerken deze persoonlijke gegevens om de diensten die wij aan onze klanten leveren uit te voeren. Dit betekent dat indien de klant een individu is, wij onze verwerking baseren op de noodzaak voor de uitvoering van de met de betrokkene gesloten overeenkomst en indien de klant een rechtspersoon is, op onze legitieme belangen voor de uitvoering van de met de klant gesloten overeenkomst (die niet de betrokkene zelf is).

Met wie delen we deze persoonlijke gegevens?

In voorkomend geval zullen wij uw persoonsgegevens delen met onze verbonden ondernemingen, het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties, de Belgische CFI, de Luxemburgse financiële inlichtingendienst (CFI), de Luxemburgse financiële inlichtingendienst (CFI), incassobureaus en derden, voor zover dit nodig is voor de doeleinden zoals hierboven uiteengezet of voor zover deze derden ons hierbij helpen. De ontvangers van uw persoonsgegevens kunnen zich bevinden in landen buiten de Europese Unie (EU) en Zwitserland (CH), welke landen een lager niveau van gegevensbescherming kunnen bieden dan het land waar wij gevestigd zijn. Zo kunnen wij bijvoorbeeld een incassobureau inschakelen dat buiten de EU of CH is gevestigd, bijvoorbeeld als u of uw bedrijf in een niet-EU-land en buiten CH is gevestigd. In een dergelijk geval zullen wij ervoor zorgen dat de vereiste voorzorgsmaatregelen worden genomen en zullen wij in de meeste gevallen standaardcontractuele clausules aannemen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie). U kunt contact opnemen met onze Data Protection & Privacy Lead (zie hieronder) als u een kopie wilt ontvangen van de standaard Contractuele Bepalingen die zijn aangegaan of inzicht wilt krijgen in andere adequate maatregelen die zijn genomen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens voor de hierboven beschreven doeleinden gedurende 20 jaar na beëindiging van onze cliëntenrelatie of het relevante dossier/materie.

4. Als u een bezoeker bent van Loyens & Loeff

Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens, welke persoonlijke gegevens verzamelen wij en waarom?

Als u de kantoren van Loyens & Loeff bezoekt, let er dan op dat wij op het grootste deel van ons terrein gebruik maken van CCTV. Dit betekent dat als u Loyens & Loeff bezoekt, u op onze camerabeelden kan verschijnen. Een gespecialiseerde derde partij zorgt voor onze beveiligingsdiensten in de meeste van onze kantoren. Het bewakingspersoneel van deze dienstverlener bewaakt deze camerabeelden in realtime en heeft gedurende 24 uur niet-realtime toegang tot de camerabeelden als wij reden hebben om aan te nemen dat er bepaalde onregelmatigheden hebben plaatsgevonden. In dat geval krijgt het bewakingspersoneel ons toegang tot de camerabeelden.
Wij gebruiken CCTV om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen onze kantoren binnenkomen, om onze zakelijke (belangen), eigendommen en medewerkers te beschermen en om onregelmatigheden te kunnen onderzoeken en afhandelen. Waar relevant zullen wij de camerabeelden ook gebruiken om onze (juridische) positie vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen in het geval van (juridische) procedures. Voor het gebruik van CCTV vertrouwen wij op onze legitieme belangen om onze kantoren te beschermen tegen toegang door onbevoegden, in het bijzonder met het oog op de vertrouwelijke informatie die in onze kantoren wordt bewaard.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?

Als algemene regel geldt dat we de camerabeelden gedurende 24 uur bewaren. Als de camerabeelden echter onregelmatigheden vertonen, zullen we de camerabeelden langer bewaren, zodat we deze onregelmatigheden kunnen onderzoeken en afhandelen. Na deze periodes worden de camerabeelden vernietigd.

Met wie delen wij uw persoonlijke gegevens?

As referred to above, a third party service provider takes care of our security services. This third party has access to the camera footage. In exceptional cases, for example, in the event of criminal offences evidenced by the camera footage, we will share relevant camera footage with our affiliated entities and intelligence and investigative authorities or bodies. Further, if we are (legally) obliged to, we will provide the camera footage to competent authorities upon their request and we may use the camera footage as evidence in a legal proceeding and, hence, provide the camera footage to competent courts and counterparties.

The recipients may be located in a country outside the EU and CH, for example in the event that we pursue legal proceedings in a country outside the EU and CH or a counterparty is based in a non-EU country and outside CH. In such case, it shall be ensured that adequate measures are taken to ensure adequate protection of your personal data in accordance with applicable data protection legislation. Generally, we will enter into the Standard Contractual Clauses (as approved by the European Commission) with the recipient of your personal data. You may contact our Data Protection & Privacy Lead (see below) if you wish to obtain a copy of the Standard Contractual Clauses entered into or insight in other adequate measures taken.

5. Als u zich heeft ingeschreven om bepaalde mailings van Loyens & Loeff te ontvangen

Als volledig onafhankelijk advocatenkantoor staan wij garant voor advies op het hoogste niveau en zetten wij ons in om op de meest efficiënte manier tegemoet te komen aan de behoeften van onze cliënten op het hoogste kwaliteitsniveau. Ons succes danken wij aan onze cultuur, onze reputatie en het vertrouwen dat onze cliënten in ons stellen. Dit blijkt ook uit onze op maat gemaakte updates, nieuwsberichten en evenementen.

Om u deze updates en newsflashes op maat toe te sturen en u uit te nodigen voor evenementen met betrekking tot zaken die voor u van bijzonder belang zijn (de mailings), verwerken wij uw persoonlijke gegevens in onze CRM-systemen (Client Relationship Management). In het kader van onze mailings verzamelen wij uw persoonlijke gegevens omdat u onze cliënt of ander gewaardeerd contactpersoon bent.

Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens en waarom?

Wij kunnen informatie over u verzamelen:

  • rechtstreeks van u, zoals de informatie die u ons heeft verstrekt toen u zich voor onze mailings hebt aangemeld;
  • uit andere bronnen, zoals uw (voormalige) werkgever of collega's;
  • van publiek beschikbare bronnen zoals LinkedIn of de bedrijfswebsite van de organisatie waarvoor u werkt; en
  • door middel van cookies (die worden geplaatst wanneer u zich aanmeldt voor onze mailings en in een van onze mailings). Voor meer informatie over de cookies die wij in dit verband gebruiken, zie hieronder.

Wij hebben twee rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens met betrekking tot onze mailings: uw toestemming of ons legitiem belang als u onze cliënt bent. Ons legitiem belang vertaalt zich in onze doelstelling om relevante juridische en fiscale ontwikkelingen te communiceren en onze gewaardeerde klanten en contacten (en hun partners) uit te nodigen voor evenementen. We streven er ook naar om alleen relevante Mailings te versturen, om onze Mailings te personaliseren en om onze database up-to-date te houden. Bovendien gebruiken we de door u verstrekte informatie om de ontvangers van onze Mailings beter te begrijpen en om onze mailings en ons dienstenaanbod te verbeteren.

Hieronder hebben we schematisch uiteengezet welke persoonlijke gegevens we over u verzamelen en voor welke doeleinden.

Persoonlijke gegevens: Doeleinden:

naam (initialen)*

om onze mailings correct te adresseren

(bedrijfs- en privé) adres 

om u te contacteren

functie of beroep

om u correct te adresseren en onze mailings aan te passen

titel(s)

om u correct aan te spreken

emailadres*

om contact met u op te nemen en u de mailings te sturen

telefoonnummer, mobiel nummer of faxnummer

om contact met u op te nemen

geslacht

om u correct aan te spreken

bedrijf of organisatie

om uw bedrijf of organisatie weer te geven op uw naambadge en u te koppelen aan onze zakenrelatie

naam van uw partner

om uw partner uit te nodigen voor onze evenementen (indien van toepassing)

link naar uw LinkedIn profiel

om uw persoonlijke gegevens up-to-date te houden

uw contactpersoon bij Loyens & Loeff

om u correct te adresseren en onze mailings aan te passen

interessegebieden

om onze mailings aan te passen en u op de juiste marketinglijsten te plaatsen

marketinglijsten waarin u bent opgenomen op basis van uw interessegebieden

om onze mailings aan te passen

(eerdere) mailings die u van ons heeft ontvangen

de juistheid van de verzonden mailings en het gebruik van de juiste contactgegevens te controleren en onze mailings te analyseren

dieet voorkeuren

om het menu dat wij tijdens onze evenementen kunnen aanbieden aan te passen

contactgegevens van uw secretaresse

om u te contacteren

wij kunnen ook registreren wanneer wij op de hoogte worden gesteld van uw overlijden

om de gegevens die wij verzamelen up-to-date te houden en ervoor te zorgen dat u geen ongewenste mailings meer ontvangt

opt-in/opt-out voor  marketing materiaal

het correct registreren en opvolgen van elke opt-in of opt-out die u ons heeft aangegeven, om ervoor te zorgen dat onze mailings worden aangepast aan uw uitdrukkelijke wensen en om ervoor te zorgen dat u geen ongewenste mailings meer ontvangt

opt-in/opt-out voor andere mailings

het correct registreren en opvolgen van elke opt-in of opt-out die u ons heeft aangegeven, om ervoor te zorgen dat onze mailings worden aangepast aan uw uitdrukkelijke wensen en om ervoor te zorgen dat u geen ongewenste mailings meer ontvangt

of u de mailing hebt geopend en of u hebt geklikt op een van de links in de mailing

analyseren of onze mailings goed gelezen zijn en onze (toekomstige) mailings verbeteren

Wij zijn verplicht de met een sterretje (*) gemarkeerde persoonlijke gegevens te verwerken om u de mailings te kunnen toesturen. Natuurlijk kunt u weigeren om ons bepaalde van deze persoonlijke gegevens te verstrekken. Houd er rekening mee dat dit ertoe kan leiden dat wij u de Mailings niet kunnen toesturen of u niet correct kunnen adresseren in deze mailings.

Met wie delen wij uw persoonlijke gegevens?

In het kader van de hierboven vermelde doeleinden kunnen wij uw persoonlijke gegevens delen met derden, zoals partijen die ons helpen bij het organiseren of hosten van onze evenementen en onderzoekers die ons helpen bij het analyseren van onze mailings.

Wij zullen ervoor zorgen dat, indien van toepassing, contractuele waarborgen worden geïmplementeerd om de bescherming van uw persoonlijke gegevens te waarborgen wanneer wij uw persoonlijke gegevens aan een derde partij bekendmaken. Zo sluiten wij bijvoorbeeld overeenkomsten voor de verwerking van gegevens met relevante partijen (die voorzien in beperkingen op het gebruik van uw persoonlijke gegevens en verplichtingen met betrekking tot de bescherming en beveiliging van uw persoonlijke gegevens).

Wij zullen uw persoonlijke gegevens delen met de aan ons gelieerde entiteiten. Deze kunnen zich bevinden in landen buiten de EU en CH, welke landen een lager niveau van gegevensbescherming kunnen bieden dan het land waar wij gevestigd zijn. Met het oog hierop hebben wij een overeenkomst voor gegevensoverdracht binnen de groep gesloten op basis van de standaardcontractbepalingen voor internationale gegevensoverdracht, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. In het algemeen delen wij uw persoonlijke gegevens niet met andere partijen in landen buiten de EU en CH. Dit kan echter anders zijn in het geval dat wij een evenement organiseren in een land buiten de EU en CH en dat de gastheer van ons evenement zich in een dergelijk land bevindt. In een dergelijk geval wordt ervoor gezorgd dat er adequate maatregelen worden genomen om een adequate bescherming van uw persoonlijke gegevens te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het algemeen zullen wij de standaardcontractbepalingen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie) aangaan met de ontvanger van uw persoonlijke gegevens. U kunt contact opnemen met onze Data Protection & Privacy Lead (zie hieronder) als u een kopie wilt ontvangen van de gesloten standaardcontractbepalingen of inzicht in andere adequate maatregelen die zijn genomen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens zoals hierboven vermeld tot het moment dat u ons heeft laten weten dat u onze mailings niet langer wenst te ontvangen, wij de verzending van de betreffende mailings staken, of het erop lijkt dat uw e-mailadres niet langer in gebruik is (bijvoorbeeld wanneer wij een geklasseerd afleveringsbericht ontvangen). Informatie met betrekking tot uw partner of uw dieetwensen wordt gewist wanneer de betreffende gebeurtenis heeft plaatsgevonden en wij deze informatie niet meer nodig hebben.

Gebruik van cookies in mailings

Onze mailings maken gebruik van tracking cookies van Click Dimensions om bezoekersstatistieken bij te houden. Wij gebruiken deze statistieken om onze mailings voortdurend te verbeteren en bieden u zo relevante content aan.

Als u zich aanmeldt voor onze mailings, kunt u door het downloaden van afbeeldingen of het klikken op een link in een van deze mailings persoonlijk worden geïdentificeerd. Dit betekent dat we kunnen zien of u onze mailing opent. Als u deze tracering wilt vermijden, kunt u zich afmelden voor onze mailings of de instellingen van uw browser aanpassen zodat deze cookies weigert.

De meeste webbrowsers accepteren cookies automatisch, maar u kunt de instellingen van uw browser meestal zo aanpassen dat deze cookies weigert. U moet uw instellingen instellen voor elke browser en op elke computer die u gebruikt. Klik op de naam van uw browser om te lezen hoe u uw instellingen kunt aanpassen:


Internet Explorer 
Mozilla Firefox
Apple Safari
Google Chrome

6. Als u ons uw visitekaartje geeft of anderszins uw contactgegevens aan ons doorgeeft

Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens, welke persoonlijke gegevens verzamelen wij en waarom?

Indien u uw visitekaartje aan (een medewerker of partner van) Loyens & Loeff heeft verstrekt of anderszins uw contactgegevens heeft verstrekt, verwerken wij uw persoonsgegevens, zoals uw naam, contactgegevens, bedrijf, functie en uw contactpersoon bij Loyens & Loeff. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen en bijvoorbeeld om u te vragen of u zich wilt abonneren op onze Mailings of dat u ons uw contactgegevens voor een bepaald doel, zoals het toesturen van informatie over ons bedrijf of een specifieke aangelegenheid, wilt toesturen om u deze informatie te sturen.

Wij hebben twee rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, uw toestemming (door uw contactgegevens actief aan ons te verstrekken voor een bepaald doel) of ons rechtmatig belang. Ons legitiem belang vertaalt zich in onze doelstelling om relevante juridische en fiscale ontwikkelingen te communiceren en onze gewaardeerde contacten uit te nodigen voor evenementen.

Met wie delen wij uw persoonlijke gegevens?

Wij delen uw persoonlijke gegevens met de aan ons gelieerde entiteiten. Deze kunnen zich bevinden in landen buiten de EU en CH, welke landen mogelijk een lager niveau van gegevensbescherming bieden dan het land waarin wij zijn gevestigd. Met het oog hierop hebben wij een overeenkomst voor gegevensoverdracht binnen de groep gesloten op basis van de standaardcontractbepalingen voor internationale gegevensoverdracht, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie. In het algemeen delen wij uw persoonlijke gegevens niet met andere partijen in landen buiten de EU en CH. Dit kan echter anders zijn in het geval dat wij een evenement organiseren in een land buiten de EU en CH en dat de gastheer van ons evenement zich in een dergelijk land bevindt. In een dergelijk geval wordt ervoor gezorgd dat er adequate maatregelen worden genomen om een adequate bescherming van uw persoonlijke gegevens te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het algemeen zullen wij de standaardcontractbepalingen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie) aangaan met de ontvanger van uw persoonlijke gegevens. U kunt contact opnemen met onze Data Protection & Privacy Lead (zie hieronder) als u een kopie wilt ontvangen van de gesloten standaardcontractbepalingen of inzicht in andere adequate maatregelen die zijn genomen.

7. Als u per e-mail of anderszins contact opneemt met Loyens & Loeff

Als u per e-mail of anderszins contact opneemt met Loyens & Loeff (bijvoorbeeld per post), verwerken wij bepaalde persoonlijke gegevens die op u betrekking hebben. Hierbij gaat het onder meer om uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw e-mail, post of andere communicatie.

Wij zullen deze informatie gebruiken om uw e-mail, post of andere communicatie te verwerken en terug te keren naar uw e-mail, post of andere communicatie. Verder zal, indien relevant, uw e-mail, post of andere communicatie worden gebruikt om de rechtspositie van onze klanten vast te stellen, uit te oefenen en te verdedigen, worden opgenomen in onze bestanden en kunnen worden gebruikt in juridische procedures.

Alle e-mails die naar en door onze medewerkers worden verstuurd, worden gedurende 20 jaar opgeslagen in onze back-upbestanden voor administratieve doeleinden en om onze rechtspositie in geval van claims of geschillen vast te stellen, uit te oefenen en te verdedigen.

Verder kunnen alle e-mails in de e-mailaccounts en bestanden van onze medewerkers door ons worden gemonitord of onderzocht. Dit toezicht of onderzoek wordt door ons uitgevoerd in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en zal regelmatig steekproefsgewijs en gerichter worden uitgevoerd in het geval dat wij een vermoeden hebben van (strafrechtelijke) overtredingen of andere onregelmatigheden. In het kader van een dergelijk toezicht of onderzoek kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder uw naam, e-mailadres en de context van e-mails die u aan een medewerker van Loyens & Loeff hebt gestuurd of aan een medewerker van Loyens & Loeff wordt doorgestuurd.

Waar relevant kunnen wij deze e-mails gebruiken in gerechtelijke procedures en met het oog daarop worden gedeeld met tegenpartijen en rechtbanken, en kunnen wij deze e-mails ook delen met opsporingsdiensten in het geval van geconstateerde strafbare feiten. Deze partijen kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU en CH. Deze internationale overdrachten zullen in de meeste gevallen noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering en in andere gevallen zullen wij de nodige waarborgen met de ontvangers nemen.

De resultaten van dit toezicht zullen worden geschrapt zodra er geen onregelmatigheden zijn vastgesteld en, indien er onregelmatigheden zijn vastgesteld, zolang dit nodig is om deze onregelmatigheden aan te pakken.

8. Als u een bezoeker bent van onze website

Als u onze website bezoekt, worden bepaalde persoonlijke gegevens over u verzameld en verder verwerkt. Voor meer informatie over welke persoonlijke gegevens worden verzameld en voor welke doeleinden, verwijzen wij u naar onze Cookieverklaring op onze website, die u hier kunt vinden.

9. Als je wilt solliciteren of gesolliciteerd hebt bij Loyens & Loeff

In het kader van uw aanmelding bij Loyens & Loeff verwerken wij bepaalde persoonlijke gegevens die op u betrekking hebben.

Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens en waarom?

De meeste van deze persoonlijke gegevens, zoals bijvoorbeeld uw persoonlijke contactgegevens en uw curriculum vitae, worden door u zelf aan ons verstrekt. Wij kunnen ook persoonlijke gegevens over u verkrijgen van andere partijen, zoals uitzendbureaus, headhunters of selectiebedrijven. Verder verkrijgen wij persoonlijke gegevens over u uit andere bronnen, zoals social media platforms zoals LinkedIn. Welke persoonlijke gegevens wij van anderen over u verzamelen en voor welke doeleinden wij deze informatie zullen gebruiken, wordt hieronder schematisch weergegeven:

Persoonlijke gegevens:

Doeleinden:

naam (initialen)*, adres (zakelijk en privé), e-mailadres*, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer of faxnummer

om u te identificeren en correct te benaderen, eventuele klachten te behandelen en de (juridische) positie van Loyens & Loeff vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen en om te voldoen aan de afspraken die wij hebben met uitzendbureaus, headhunters en selectiebureaus

taal, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssituatie, geslacht

om u correct aan te spreken

foto

om u te identificeren

onderwijs, competenties, beroepservaring

om te bepalen of je geschikt bent voor en voldoet aan alle relevante eisen voor het vervullen van de functie waarvoor je solliciteerde en past in de bedrijfscultuur van Loyens & Loeff, om eventuele klachten te behandelen en om de (juridische) positie van Loyens & Loeff vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen en om te voldoen aan de afspraken die we hebben met uitzendbureaus, headhunters en selectiebedrijven

huidig salaris

een indicatie te hebben in het salaris dat wij u kunnen aanbieden, eventuele klachten in behandeling te nemen en de (juridische) positie van Loyens & Loeff vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen en om te voldoen aan de afspraken die wij hebben met uitzendbureaus, headhunters en selectiebureaus

resultaten van persoonlijkheids-, IQ- en andere tests die u mogelijk moet afleggen in het kader van onze aanvraag- en selectieprocedure

om te bepalen of je geschikt bent voor en voldoet aan alle relevante eisen voor het vervullen van de functie waarvoor je solliciteerde en past in de bedrijfscultuur van Loyens & Loeff, om eventuele klachten te behandelen en om de (juridische) positie van Loyens & Loeff vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen en om te voldoen aan de afspraken die we hebben met uitzendbureaus, headhunters en selectiebedrijven

Wij verwerken deze persoonlijke gegevens om op verzoek van een betrokkene stappen te ondernemen voordat wij een overeenkomst aangaan. Bovendien hebben wij, gezien de aard van onze diensten, legitieme belangen bij de verwerking van deze persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat wij competent en integer personeel in dienst nemen en om eventuele klachten of claims met betrekking tot onze aanvraag- en selectieprocedure te behandelen.

Met wie delen wij uw persoonlijke gegevens?

Voor bepaalde onderdelen van onze aanvraag- en selectieprocedure (zoals persoonlijkheids- en IQ-tests) maken wij gebruik van externe dienstverleners. Waar relevant delen wij uw persoonlijke gegevens met deze dienstverleners. Indien relevant (bijvoorbeeld als u solliciteert voor een stage in een van onze buitenlandse vestigingen), delen wij uw persoonlijke gegevens met de aan ons gelieerde entiteiten. Deze kunnen zich bevinden in landen buiten de EU en CH, welke landen een lager niveau van gegevensbescherming kunnen bieden dan het land waar wij gevestigd zijn. Met het oog hierop hebben wij een overeenkomst voor gegevensoverdracht binnen de groep gesloten op basis van de standaardcontractbepalingen voor internationale gegevensoverdracht, zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?

Uw persoonlijke gegevens worden tijdens de aanvraag- en selectieprocedure bewaard en worden tot 4 weken na afloop daarvan bewaard.

10. Gegevensbescherming & beveiliging

Als volledig onafhankelijk advocatenkantoor staat Loyens & Loeff garant voor advies van topniveau in alle delen van de wereld. Wij streven ernaar om op de meest efficiënte wijze tegemoet te komen aan de behoeften van onze cliënten op het hoogste kwaliteitsniveau. Wij beschikken over een eigen netwerk van kantoren in de belangrijkste financiële centra en werken in een dynamische bedrijfsomgeving waar wij in hoge mate afhankelijk zijn van informatiesystemen en computernetwerken. Het is van essentieel belang dat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van onze klanteninformatie te allen tijde wordt gewaarborgd door de risico's waaraan zij worden blootgesteld te beheren in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke/regelgevingseisen en interne normen. Met het oog hierop hebben wij het informatiebeveiligingsbeleid van Loyens & Loeff, dat is gebaseerd op de controles van ISO/IEC 27002, overgenomen en naleven.

11. Uw rechten en hoe deze te doen gelden

U kunt ons vragen om informatie over en toegang tot uw persoonlijke gegevens en om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens door ons. Verder heeft u onder bepaalde omstandigheden het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens te corrigeren of te verwijderen, de verwerking van uw persoonlijke gegevens door ons te beperken en uw persoonlijke gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en uw persoonlijke gegevens door te (laten) geven aan een andere organisatie.

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot deze Privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, neem dan gerust contact op met uw vaste contactpersoon binnen ons kantoor of onze Data Protection & Privacy lead via dataprotection@loyensloeff.com or +31 20 578 57 85.

Ten slotte hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, zoals de Nederlandse gegevensbeschermingsautoriteit, de Belgische privacycommissie, de Luxemburgse nationale commissie voor gegevensbescherming of de Zwitserse federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie. De contactgegevens van deze autoriteiten vindt u op de website:

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 
https://www.privacycommission.be 
https://cnpd.public.lu 
https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/the-fdpic/links/data-protection---switzerland.html