Déclaration de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

Loyens & Loeff est un cabinet d'avocats entièrement indépendant. Pour obtenir la liste complète de nos entités juridiques concernées et les adresses correspondantes, veuillez cliquer ici. Dans le cadre de nos activités, nous recueillons, conservons, divulguons et/ou traitons autrement des données personnelles. Conformément à la législation applicable en matière de protection des données et de confidentialité, l'entité concernée de Loyens & Loeff (ci-après : Loyens & Loeff, nous, nous) avec laquelle vous êtes en contact est le responsable du traitement des données personnelles que nous traitons.

2. Nous savons que votre vie privée est importante pour vous

Nous respectons le droit à la vie privée et nous nous efforçons de protéger les données personnelles que nous recueillons et utilisons conformément à la législation applicable en matière de protection des données et plus particulièrement au Règlement général sur la protection des données (GDPR) et à sa législation nationale d'application.

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous préciserons à qui nous recueillons les données personnelles, quelles données personnelles nous recueillons, comment nous recueillons ces données, à quelles fins nous les utilisons et à qui nous divulguons ces données personnelles. De plus, cette déclaration de confidentialité contient des informations importantes concernant vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles. Par conséquent, nous vous encourageons à lire très attentivement la présente déclaration de confidentialité.

Cependant, ce qui est pertinent pour vous dépendra de la relation que vous avez avec nous. En conséquence, la présente déclaration de confidentialité est structurée en couches qui vous permettent de ne lire que ce qui vous concerne.

  • Si vous êtes un client de Loyens & Loeff, veuillez vous référer au paragraphe 3 de la présente Déclaration de confidentialité.
  • Si vous visitez Loyens & Loeff, veuillez vous référer au paragraphe 4 de la présente Déclaration de confidentialité.
  • Si vous êtes abonné(e) à recevoir certains courriers de Loyens & Loeff, veuillez vous référer au paragraphe 5 de la présente Déclaration de confidentialité.
  • Si vous nous communiquez votre carte professionnelle ou vos coordonnées à Loyens & Loeff, veuillez vous référer au paragraphe 6 de la présente Déclaration de confidentialité.
  • Si vous envoyez un courriel ou communiquez avec Loyens & Loeff, veuillez vous reporter au paragraphe 7 de la présente Déclaration de confidentialité.
  • Si vous êtes un visiteur de notre site Web, veuillez consulter le paragraphe 8 de la présente déclaration de confidentialité.
  • Si vous souhaitez postuler ou avez postulé pour un emploi chez Loyens & Loeff, veuillez vous référer au paragraphe 9 de la présente Déclaration de confidentialité.

De temps à autre, il se peut que nous devions modifier cette déclaration de confidentialité. La version la plus récente de cette déclaration de confidentialité est la suivante. En cas de modifications importantes de notre déclaration de confidentialité, nous vous informerons activement de ces modifications.

3. Si vous êtes un client de Loyens & Loeff

Comment recueillons-nous vos données personnelles, quelles données personnelles recueillons-nous et pourquoi ?

Conformément aux lois applicables, tous les prestataires de services juridiques et financiers, y compris Loyens & Loeff, sont tenus de disposer de certaines informations et/ou documents concernant l'identité de leurs clients. En vue des présentes, au moyen de nos formulaires d'identification de société ou de partenariat et de déclaration PEP UBO, nous recueillons certaines données personnelles de nos clients et dans le cas où notre client est une personne morale ou un organisme, des représentants de nos clients et des bénéficiaires finaux de nos clients.

Dans ce contexte, nous traitons les données personnelles suivantes aux fins suivantes :

Données personnelles :

Objectifs :

nom, date de naissance, adresse, photocopies de passeport, poste, qualité de personne politiquement exposée, extraits de registres (publics ou non)

pour vous identifier, pour vérifier si vous êtes autorisé à représenter notre client, pour vous conformer à nos obligations légales

REMARQUE : Dans ce contexte, vous pouvez nous fournir des données personnelles relatives à une autre personne que vous-même, par exemple le bénéficiaire effectif final de l'entreprise que vous représentez. Si tel est le cas, veuillez fournir à la personne concernée (une copie de) cette déclaration de confidentialité et assurez-vous qu'elle a lu et compris cette déclaration de confidentialité avant de nous fournir ses données personnelles.

Nous traitons ces données personnelles afin de nous conformer à nos obligations légales, d'identifier nos clients et de signaler toute transaction inhabituelle (comme les paiements en espèces ou les transferts d'argent vers des pays à haut risque).

De plus, dans le cadre des lois applicables en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le terrorisme, nous disposons d'un registre interne d'avertissement et de surveillance qui n'est utilisé que par nous et nos sociétés du groupe et partenaires. Si, pour des raisons de contrôle des risques, nous décidons d'inclure des informations vous concernant dans ce registre, nous vous en informerons. A cet égard, nous pouvons être amenés à traiter les informations suivantes vous concernant :

Données personnelles :

Objectifs :

nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, motif d'inscription au registre (par exemple, pays à haut risque)

d'enregistrer et de contrôler les raisons pour lesquelles certains clients sont inscrits dans le registre

Pour le traitement de ces données personnelles, nous comptons sur nos intérêts légitimes pour protéger nos biens et nos activités. 
Enfin, dans le cadre de notre relation client, nous pouvons être amenés à traiter les informations suivantes relatives à nos clients (contacts de nos clients) :

Données personnelles : Objectifs:

nom, raison sociale, coordonnées, copies de passeport, échantillons de signatures, informations financières, informations bancaires, extraits de registres (publics ou non)

de vous contacter, d'ouvrir un dossier, d'éclaircir des conflits, de vous fournir nos services, de vous envoyer nos factures, à des fins de facturation électronique, d'apparier les paiements et les réclamations, de gérer les comptes fournisseurs, de recouvrer ou de faire recouvrer des créances, de vous envoyer des fleurs et des souhaits de fin d'année, de s'inscrire à des sièges d'affaires, de traiter les plaintes et litiges éventuels, de maintenir nos affaires et d'établir, défendre et exercer notre position (légale).

Nous traitons ces données personnelles afin d'exécuter les services que nous rendons à nos clients. Cela signifie que si le client est une personne physique, nous basons notre traitement sur la nécessité d'exécuter le contrat conclu avec la personne concernée et si le client est une personne morale, sur nos intérêts légitimes à exécuter le contrat conclu avec le client (qui n'est pas la personne concernée elle-même).

Avec qui partageons-nous ces données personnelles ?

Le cas échéant, nous partagerons vos données personnelles avec nos sociétés affiliées, le Centre néerlandais de déclaration des transactions inhabituelles (en néerlandais: Meldpunt Ongebruikelijke Transacties), la Cellule de renseignement financier belge (CTIF-CFI), la Cellule de Renseignement Financier de Luxembourg (en anglais: Financial Intelligence Unit), les agences de recouvrement et les tiers, lorsque cela est nécessaire aux fins décrites ci-dessus ou lorsque ces tiers nous aident à cet égard. Les destinataires de vos données personnelles peuvent être situés dans des pays en dehors de l'Union européenne (UE) et de la Suisse (CH), pays qui peuvent offrir un niveau de protection des données inférieur à celui du pays dans lequel nous sommes établis. Par exemple, il se peut que nous ayons besoin d'engager une agence de recouvrement de créances établie en dehors de l'UE ou de la Suisse, par exemple si vous ou votre société êtes basés dans un pays hors UE et en dehors de la Suisse. Dans ce cas, nous veillerons à ce que les garanties nécessaires soient prises et nous adopterons, dans la plupart des cas, des clauses contractuelles types (telles qu'approuvées par la Commission européenne). Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données et de la vie privée (voir ci-dessous) si vous souhaitez obtenir une copie des clauses contractuelles types conclues ou connaître les autres mesures adéquates prises.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

En règle générale, nous conserverons vos données personnelles aux fins énoncées ci-dessus pendant 20 ans après la fin de notre relation avec le client ou après la fin du dossier ou de l'affaire en question.

4. Si vous êtes un visiteur de Loyens & Loeff

Comment recueillons-nous vos données personnelles, quelles données personnelles recueillons-nous et pourquoi ?

Si vous visitez les bureaux de Loyens & Loeff, veuillez noter que nous utilisons la vidéosurveillance dans la plupart de nos locaux. Cela signifie que si vous visitez Loyens & Loeff, vous pouvez apparaître sur nos images de caméra. Un tiers spécialisé assure nos services de sécurité dans la plupart de nos bureaux. Le personnel de sécurité de ce fournisseur de services surveille ces images en temps réel et peut accéder à ces images en temps différé pendant 24 heures si nous avons des raisons de croire que certaines irrégularités ont été commises. Dans ce cas, le personnel de sécurité doit nous donner accès à la vidéo de la caméra.
Nous utilisons la vidéosurveillance pour nous assurer que seules les personnes autorisées entrent dans nos bureaux, pour protéger nos activités (intérêts), nos propriétés et nos employés et pour pouvoir enquêter et traiter les irrégularités. Le cas échéant, nous utiliserons également les images de la caméra pour établir, exercer ou défendre notre position (juridique) en cas de procédure (juridique). Pour l'utilisation de la vidéosurveillance, nous comptons sur nos intérêts légitimes pour protéger nos bureaux contre l'accès de personnes non autorisées, en particulier au vu des informations confidentielles qui sont conservées dans nos bureaux.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

En règle générale, nous conservons les images de la caméra pendant 24 heures. Cependant, si les images de la caméra montrent des irrégularités, nous les conserverons plus longtemps pour nous permettre d'enquêter et de traiter ces irrégularités. Après ces périodes, les images de la caméra sont détruites.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, un tiers fournisseur de services s'occupe de nos services de sécurité. Ce tiers a accès aux images de la caméra. Dans des cas exceptionnels, par exemple, dans le cas d'infractions criminelles mises en évidence par les images de la caméra, nous partagerons les images pertinentes avec nos entités affiliées et les autorités ou organismes de renseignement et d'enquête. De plus, si nous y sommes (légalement) obligés, nous fournirons les images de la caméra aux autorités compétentes à leur demande et nous pourrons les utiliser comme preuve dans une procédure judiciaire et, par conséquent, fournir les images de la caméra aux tribunaux et aux contreparties compétents.

Les destinataires peuvent être situés dans un pays en dehors de l'UE et de la Suisse, par exemple dans le cas où nous intentons une procédure judiciaire dans un pays en dehors de l'UE et de la Suisse ou si une contrepartie est basée dans un pays hors UE et en dehors de la Suisse. Dans ce cas, il convient de veiller à ce que des mesures adéquates soient prises pour assurer une protection adéquate de vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données. En règle générale, nous conclurons les clauses contractuelles types (telles qu'approuvées par la Commission européenne) avec le destinataire de vos données personnelles. Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données et de la vie privée (voir ci-dessous) si vous souhaitez obtenir une copie des clauses contractuelles types conclues ou connaître les autres mesures adéquates prises.

5. Si vous êtes abonné(e) pour recevoir certains mailings de Loyens & Loeff

En tant que cabinet d'avocats totalement indépendant, nous garantissons un conseil de haut niveau et nous nous engageons à répondre aux besoins de nos clients au plus haut niveau de qualité et de la manière la plus efficace. Nous devons notre succès à notre culture, à notre réputation et à la confiance que nous accordent nos clients. Cela se reflète également dans nos mises à jour sur mesure, nos flashs d'information et nos événements.

Afin de vous envoyer ces mises à jour sur mesure et ces flashs d'actualités et de vous inviter à des événements concernant des sujets qui vous intéressent particulièrement (les mailings), nous traitons vos données personnelles dans nos systèmes de gestion de la relation client (CRM). Dans le cadre de nos mailings, nous collectons vos données personnelles parce que vous êtes notre client ou autre contact apprécié.

Comment recueillons-nous vos données personnelles et pourquoi ?

Nous pouvons être amenés à recueillir des informations vous concernant :

  • directement de votre part, comme les renseignements que vous nous avez fournis lorsque vous avez opté pour nos envois postaux ;
  • d'autres sources, telles que votre (ancien) employeur ou vos collègues ;
  • de sources accessibles au public comme LinkedIn ou le site Web de l'organisation pour laquelle vous travaillez ; et
  • au moyen de cookies (qui sont placés lorsque vous optez pour nos Mailings et dans n'importe lequel de nos Mailings). Pour plus d'informations sur les cookies que nous utilisons à cet égard, voir ci-dessous.

Nous disposons de deux bases légales pour le traitement de vos données personnelles dans le cadre de nos Mailings : votre consentement ou notre intérêt légitime si vous êtes notre client. Notre intérêt légitime se traduit par notre objectif de communiquer les développements juridiques et fiscaux pertinents et d'inviter nos précieux clients et contacts (et leurs partenaires) à des événements. Nous visons également à n'envoyer que des envois pertinents, à personnaliser nos envois et à tenir à jour notre base de données. De plus, nous utilisons les renseignements que vous nous fournissez pour mieux comprendre les destinataires de nos envois postaux et pour améliorer nos envois et notre offre de services.

Ci-dessous, nous avons schématisé les données personnelles que nous recueillons à votre sujet et à quelles fins.

Données personnelles : Objectifs :

nom (initiales)*

 d'adresser correctement nos mailings

adresse (professionnelle et privée)

vous contacter

poste ou profession

de vous adresser correctement et de personnaliser nos mailings

titre(s)

pour vous adresser correctement

adresse émail*

pour vous contacter et vous envoyer les mailings

numéro de téléphone, numéro de téléphone mobile ou numéro de télécopieur

pour vous contacter

sexe

pour vous adresser correctement

entreprise ou organisation

de refléter votre entreprise ou organisation sur votre badge et de vous mettre en relation avec notre relation d'affaires

nom de votre partenaire

d'inviter votre partenaire à nos événements (le cas échéant)

lien vers votre page LinkedIn

tenir à jour vos données personnelles

votre contact chez Loyens & Loeff

de vous adresser correctement et de personnaliser nos mailings

domaines d'intérêt

pour personnaliser nos mailings et vous inclure dans les bonnes listes de marketing

les listes de marketing dans lesquelles vous êtes inclus en fonction de vos domaines d'intérêt

pour personnaliser nos mailings

(précédent) mailings que nous vous avons envoyés

contrôler l'exactitude des mailings envoyés et l'utilisation des coordonnées correctes et analyser nos mailings

exigences diététiques

d'adapter le menu que nous pouvons vous proposer lors de nos événements

les coordonnées de votre secrétaire

pour vous contacter

nous pouvons également enregistrer lorsque nous sommes informés que vous êtes décédé.

tenir à jour les données que nous recueillons et vous assurer de ne plus recevoir d'envois postaux non désirés

opt-in/opt-out pour le matériel de marketing

d'enregistrer et de suivre correctement tout opt-in ou opt-out que vous nous avez indiqué, afin de vous assurer que nos mailings sont personnalisés en fonction de vos souhaits exprimés et que vous ne recevez plus de mailings non désirés.

opt-in/opt-out pour d'autres mailings

d'enregistrer et de suivre correctement tout opt-in ou opt-out que vous nous avez indiqué, afin de vous assurer que nos mailings sont personnalisés en fonction de vos souhaits exprimés et que vous ne recevez plus de mailings non désirés.

si vous avez ouvert le mailing et ou cliqué sur les liens inclus dans le mailing

d'analyser si nos mailings sont bien lus et d'améliorer nos mailings (futurs)

Nous sommes tenus de traiter les données personnelles marquées d'un astérisque (*) afin de pouvoir vous envoyer les mailings. Bien entendu, vous pouvez refuser de nous communiquer certaines de ces données personnelles. Veuillez garder à l'esprit que cela pourrait nous empêcher de vous envoyer les envois ou de vous adresser correctement dans ces envois.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre des finalités énumérées ci-dessus, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des tiers, tels que des personnes qui nous aident à organiser ou à accueillir nos événements et des chercheurs qui nous aident à analyser nos mailings.

Nous veillerons à ce que, le cas échéant, des garanties contractuelles soient mises en place pour assurer la protection de vos données personnelles lors de la divulgation de vos données personnelles à un tiers. Par exemple, nous conclurons des accords de traitement des données avec les parties concernées (prévoyant des restrictions sur l'utilisation de vos données personnelles et des obligations en matière de protection et de sécurité de vos données personnelles).

Nous partagerons vos données personnelles avec nos entités affiliées. Celles-ci peuvent être situées dans des pays en dehors de l'UE et de la Suisse, pays qui peuvent offrir un niveau de protection des données inférieur à celui du pays dans lequel nous sommes établis. Compte tenu de ce qui précède, nous avons conclu un accord de transfert de données intra-groupe basé sur les clauses contractuelles types pour les transferts internationaux de données, telles qu'approuvées par la Commission européenne. En règle générale, nous ne partageons pas vos données personnelles comme indiqué ci-dessus avec d'autres parties situées dans des pays en dehors de l'UE et de la Suisse. Cela peut toutefois être différent dans le cas où nous organisons un événement dans un pays en dehors de l'UE et de la Suisse et, par conséquent, l'hôte de notre événement est situé dans ce pays. Dans ce cas, il convient de veiller à ce que des mesures adéquates soient prises pour assurer une protection adéquate de vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données. En règle générale, nous conclurons les clauses contractuelles types (telles qu'approuvées par la Commission européenne) avec le destinataire de vos données personnelles. Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données et de la vie privée (voir ci-dessous) si vous souhaitez obtenir une copie des clauses contractuelles types conclues ou connaître les autres mesures adéquates prises.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons vos données personnelles telles qu'énumérées ci-dessus jusqu'au moment où vous nous informerez que vous ne souhaitez plus recevoir nos envois, jusqu'à ce que nous cessions d'envoyer les envois concernés ou jusqu'à ce qu'il semble que votre adresse électronique ne soit plus utilisée (par exemple lorsque nous recevons une notification de livraison déposée). Les informations relatives à votre partenaire ou à vos besoins alimentaires seront supprimées lorsque l'événement particulier aura eu lieu et que nous n'aurons plus besoin de ces informations.

Utilisation des cookies dans les mailings

Nos mailings utilisent des cookies de suivi par Click Dimensions pour suivre les statistiques des visiteurs. Nous utilisons ces statistiques pour améliorer en permanence nos mailings et vous proposer ainsi un contenu pertinent.

Si vous choisissez de participer à nos envois, le téléchargement d'images ou le fait de cliquer sur un lien dans l'un de ces envois vous identifiera personnellement. Cela signifie que nous pouvons voir si vous ouvrez notre mailing. Si vous souhaitez éviter ce suivi, vous pouvez vous désabonner de nos mailings ou personnaliser les paramètres de votre navigateur pour qu'il refuse les cookies.

La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les cookies, mais vous pouvez généralement personnaliser les paramètres de votre navigateur pour qu'il refuse les cookies. Vous devez définir vos paramètres pour chaque navigateur et sur chaque ordinateur que vous utilisez. Cliquez sur le nom de votre navigateur pour savoir comment personnaliser vos paramètres :


Internet Explorer 
Mozilla Firefox
Apple Safari
Google Chrome

6. Si vous nous donnez votre carte de visite ou si vous nous fournissez vos coordonnées.

Comment recueillons-nous vos données personnelles, quelles données personnelles recueillons-nous et pourquoi ?

Si vous avez fourni votre carte de visite à (un employé ou partenaire de) Loyens & Loeff ou nous avez fourni vos coordonnées, nous traiterons vos données personnelles, telles que votre nom, vos coordonnées, votre société, votre fonction et votre personne de contact chez Loyens & Loeff. Nous utiliserons vos données personnelles afin de vous contacter et, par exemple, de vous demander si vous souhaitez vous abonner à nos mailings ou si vous nous avez donné vos coordonnées dans un but précis, par exemple pour vous envoyer des informations sur notre société ou sur un sujet spécifique, pour vous envoyer ces informations.

Nous avons deux bases légales pour le traitement de vos données personnelles, votre consentement (en nous fournissant activement vos coordonnées dans un but précis) ou notre intérêt légitime. Notre intérêt légitime se traduit par notre objectif de communiquer les développements juridiques et fiscaux pertinents et d'inviter nos précieux contacts à des événements.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Nous partagerons vos données personnelles avec nos entités affiliées. Celles-ci peuvent être situées dans des pays en dehors de l'UE et de la Suisse, pays qui peuvent offrir un niveau de protection des données inférieur à celui du pays dans lequel nous sommes établis. Compte tenu de ce qui précède, nous avons conclu un accord de transfert de données intra-groupe basé sur les clauses contractuelles types pour les transferts internationaux de données, telles qu'approuvées par la Commission européenne. En règle générale, nous ne partageons pas vos données personnelles comme indiqué ci-dessus avec d'autres parties situées dans des pays en dehors de l'UE et de la Suisse. Cela peut toutefois être différent dans le cas où nous organisons un événement dans un pays en dehors de l'UE et de la Suisse et, par conséquent, l'hôte de notre événement est situé dans ce pays. Dans ce cas, il convient de veiller à ce que des mesures adéquates soient prises pour assurer une protection adéquate de vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données. En règle générale, nous conclurons les clauses contractuelles types (telles qu'approuvées par la Commission européenne) avec le destinataire de vos données personnelles. Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données et de la vie privée (voir ci-dessous) si vous souhaitez obtenir une copie des clauses contractuelles types conclues ou connaître les autres mesures adéquates prises.

7. Si vous envoyez un courriel ou communiquez avec Loyens & Loeff

Si vous envoyez un e-mail ou contactez Loyens & Loeff (par exemple par courrier postal), nous traiterons certaines données personnelles vous concernant. Cela comprendra votre nom, votre adresse électronique et le contenu de votre courriel, de votre courrier postal ou de toute autre communication.

Nous utiliserons ces informations afin de traiter votre courrier électronique, votre courrier postal ou toute autre communication et de revenir à votre courrier électronique, courrier postal ou autre communication. De plus, le cas échéant, vos courriels, courriers postaux ou autres communications seront utilisés pour établir, exercer et défendre la position juridique de nos clients, seront versés à nos dossiers et pourront être utilisés dans des procédures judiciaires.

Tous les courriels envoyés à et par nos employés sont conservés dans nos fichiers de sauvegarde pendant 20 ans à des fins administratives et pour établir, exercer et défendre notre position juridique en cas de réclamations ou de litiges.

De plus, tous les courriels dans les comptes de courriel et les dossiers de nos employés peuvent faire l'objet d'une surveillance ou d'une enquête de notre part. Cette surveillance ou enquête sera effectuée par nous conformément aux lois et règlements applicables et sera effectuée régulièrement de manière aléatoire et plus ciblée en cas de suspicion d'infractions (pénales) ou d'autres irrégularités. Dans le cadre d'une telle surveillance ou enquête, vos données personnelles peuvent être traitées, y compris votre nom, votre adresse électronique et le contexte des courriels que vous avez envoyés à un employé de Loyens & Loeff ou qui lui sont transmis.

Le cas échéant, nous pouvons utiliser ces courriels dans le cadre de procédures judiciaires et, à cette fin, les partager avec des contreparties et des tribunaux, ainsi qu'avec des services d'enquête dans l'éventualité où des infractions criminelles ont été identifiées. Veuillez noter que ces parties peuvent être établies dans des pays en dehors de l'UE et de la Suisse. Ces transferts internationaux seront dans la plupart des cas nécessaires pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'une action en justice et dans d'autres cas, nous prendrons les garanties appropriées avec les destinataires.

Les résultats de ce suivi seront supprimés dès qu'aucune irrégularité n'aura été constatée et si des irrégularités ont été constatées, aussi longtemps que nécessaire pour remédier à ces irrégularités.

8. Si vous êtes un visiteur de notre site Web

Lorsque vous visitez notre site Web, certaines données personnelles vous concernant sont collectées et traitées ultérieurement. Pour en savoir plus sur les données personnelles collectées et à quelles fins, veuillez vous référer à notre Déclaration sur les cookies sur notre site Web, que vous pouvez trouver ici.

9. Si vous souhaitez postuler ou avez postulé pour un emploi chez Loyens & Loeff

Dans le cadre de votre candidature chez Loyens & Loeff, nous traiterons certaines données personnelles vous concernant.

Comment recueillons-nous vos données personnelles et pourquoi ?

 

Vous nous fournirez vous-même la plupart de ces données personnelles, par exemple vos coordonnées personnelles et votre curriculum vitae. Nous pouvons également obtenir des données personnelles vous concernant auprès d'autres parties, telles que des agences de placement, des chasseurs de têtes ou des sociétés de sélection. De plus, nous obtiendrons des données personnelles vous concernant d'autres sources, telles que les plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn. Les données personnelles que nous recueillons à votre sujet auprès d'autres personnes et à quelles fins nous utiliserons ces informations sont présentées de manière schématique ci-dessous :

 

Données personnelles :

Objectifs :

name (initials)*, address (business and private),  email address*, telephone number, mobile telephone  number or facsimile number

to identify and correctly address you, to deal with possible complaints and to establish, defend and exercise the (legal) position of Loyens & Loeff and in order to comply with the arrangements we have with employment agencies, head-hunters and selection firms

language, nationality, civil status, family status, gender

to correctly address you

photograph

to identify you

education, competences, professional experience

to determine whether you are suitable for and meet all relevant requirements for fulfilling the position you applied for and fit in the company culture of Loyens & Loeff, to deal with possible complaints and to establish, defend and exercise the (legal) position of Loyens & Loeff and in order to comply with the arrangements we have with employment agencies, head-hunters and selection firms

current salary

to have an indication in the salary that we may offer you, to deal with possible complaints and to establish, defend and exercise the (legal) position of Loyens & Loeff and in order to comply with the arrangements we have with employment agencies, head-hunters and selection firms

outcomes of personality, IQ and other tests that you may have to take as part of our application and selection procedure

to determine whether you are suitable for and meet all relevant requirements for fulfilling the position you applied for and fit in the company culture of Loyens & Loeff, to deal with possible complaints and to establish, defend and exercise the (legal) position of Loyens & Loeff and in order to comply with the arrangements we have with employment agencies, head-hunters and selection firms

We process these personal data in order to take steps at the request of a data subject prior to entering into a contract. Further, considering the nature of our services, we have legitimate interests to process these personal data in order to ensure that we hire competent and honourable personnel and to deal with possible complaints or claims relating to our application and selection procedure.

With whom do we share your personal data?

We use third party service providers for certain parts of our application and selection procedure (such as personality and IQ tests). Where relevant, we will share your personal data with these service providers. Where relevant (for example, if you apply for an internship in one of our offices abroad), we will share your personal data with our affiliated entities. These may be located in countries outside the EU and CH, which countries may offer a lower level of data protection than the country in which we are established. In view hereof, we have entered into an intra-group data transfer agreement based on the Standard Contractual Clauses for international data transfers as approved by the European Commission.

How long do we store your personal data?

Your personal data will be kept during our application and selection procedure and will be kept for 4 weeks after completion thereof.

10. Data protection & security

As a fully independent law firm, Loyens & Loeff guarantees top-level advice in every part of the world. We are committed to meeting client needs at the highest quality level in the most efficient way. We have our own network of offices in major financial centers and we operate in a dynamic business environment where we highly depend on information systems and computer networks. It is essential that the confidentiality, integrity and availability of our client information is preserved at all times by managing the risks to which they are exposed in accordance with applicable legal/regulatory requirements and internal standards. In view hereof, we have adopted and comply with the Loyens & Loeff Information Security Policy that is based on the controls of ISO/IEC 27002.

11. Your rights and how to invoke them

You may ask us for information about and access to your personal data and to object to the processing of your personal data by us. Further, under certain circumstances you have the right to ask us to rectify or delete your personal data, to restrict the processing of your personal data by us and to receive your personal data in a structured, commonly used and machine readable format and to (have) transmit(ted) your personal data to another organization.

If you have any questions, comments or complaints in relation to this Privacy Statement or the processing of your personal data by us, please feel free to contact your regular contact within our firm or our Data Protection & Privacy lead via dataprotection@loyensloeff.com or +31 20 578 57 85.
Finally, you have the right to lodge a complaint with the relevant Data Protection Authority, such as the Dutch Data Protection Authority, the Belgian Privacy Commission, the Luxembourg National Commission for Data Protection or the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner. You can find the contact details of these authorities on:

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 
https://www.privacycommission.be 
https://cnpd.public.lu 
https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/the-fdpic/links/data-protection---switzerland.html