In een eerder nieuwsbericht schreven wij dat de rapportageverplichting van werkgevers per 1 januari 2024 zou ingaan. Deze ingangsdatum is in november 2023 bij besluit van de ministerraad verschoven van 1 januari 2024 naar 1 juli 2024.

In Nederland is in 2019 het Klimaatakkoord gesloten. Dit akkoord maakt onderdeel uit van het Nederlandse klimaatbeleid en heeft als belangrijkste doel de CO2-uitstoot in 2030 met 49% te verminderen vergeleken met 1990. Een van de afspraken uit het akkoord is dat de jaarlijkse CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit in 2030 zal worden verminderd met minimaal 1,5 megaton CO2. Deze afspraak is verder uitgewerkt in het besluit “CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit” (“Besluit”).

Het Besluit stelt werkgevers met 100 of meer werknemers verplicht om per 1 juli 2024 gegevens bij te houden over het totaal van de door werknemers gereisde zakenkilometers en woon-werkkilometers. Deze gegevens moeten inzicht geven in de totale hoeveelheid CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit en een prikkel zijn tot het verminderen hiervan. Door het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (“Ministerie van I&W”) is bewust gekozen voor een gezamenlijk CO2-uitstoot plafond. De komende jaren wordt gekeken of de totale CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit onder dit plafond blijft. De evaluatie hiervan vindt plaats in de tweede helft van 2026. Indien bij die evaluatie blijkt dat de CO2-uitstoot niet onder het collectieve plafond is gebleven, zal in het Besluit een maximum CO2-uitstoot per reizigerskilometer worden opgenomen. Iedere werkgever zal dan verplicht zijn om daaraan te voldoen. 

100 of meer werknemers

Werkgevers met 100 werknemers of meer zijn vanaf 1 juli 2024 verplicht te rapporteren over de werkgebonden personenmobiliteit. Een werkgever met minder dan 100 werknemers mag vrijwillig rapporteren. De peildatum voor het bepalen van het aantal werknemers is 1 januari van het jaar waarover gerapporteerd moet worden. Het doet daarbij niet ter zake dat het werknemersaantal gedurende het jaar wellicht verandert. De rapportageverplichting geldt alleen voor werkgevers die een mobiliteitsvoorziening aan hun werknemers aanbieden (bijvoorbeeld een financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening voor woon-werkmobiliteit of zakelijke mobiliteit). Indien de werkgever geen enkele mobiliteitsvoorziening beschikbaar stelt aan haar werknemers, dan heeft de werkgever geen rapportageverplichting. 

Niet alle personen die werkzaamheden verrichten voor de organisatie, zijn ‘werknemers’ in de zin van het Besluit. Als ‘werknemer’ wordt aangemerkt de persoon die op 1 januari van het jaar waarover moet worden gerapporteerd, op grond van een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling, gehouden is tot het verrichten van ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand voor de onderneming of rechtspersoon. Gedetacheerden, uitzendkrachten, vrijwilligers en werknemers met nul-urencontracten vallen niet onder het begrip ‘werknemer’. Ook hoeft de werkgever geen rekening te houden met werknemers bij buitenlandse vestigingen.  

Wat houdt de rapportageverplichting in?

Vanaf 1 juli 2024 dienen werkgevers ieder jaar - uiterlijk 1 juli - de informatie inzake het totaal aantal gereisde kilometers van alle werknemers tezamen in te dienen bij de omgevingsdienst. De werkgever kan er in 2024 voor kiezen om te rapporteren over alleen de tweede helft van 2024 of over heel 2024. Vanaf 2026 is jaarlijkse rapportage verplicht. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland heeft voor het indienen van de gegevens een platform ontwikkeld, waarop een formulier kan worden ingevuld. De rapportageverplichting is volgens het Ministerie van I&W op zo een wijze ingericht dat deze zoveel als mogelijk aansluit op de administratie van werkgevers, waarbij er ook belang aan wordt gehecht dat het aanleveren van de gegevens zo min mogelijk extra werk oplevert voor werkgevers. Aan werkgevers wordt bijvoorbeeld niet gevraagd de CO2-emissie zelf uit te rekenen; dit wordt automatisch in het formulier berekend.

Voor de gevallen dat de werkgever niet beschikt over een registratiesysteem waarbij zij, bijvoorbeeld via een app of mobiliteitskaart, alle werkgebonden personenmobiliteit gemakkelijk kan uitlezen, heeft het Ministerie van I&W een handreiking opgesteld (let op: in deze handreiking is de nieuwe ingangsdatum nog niet gewijzigd, deze zal volgen op korte termijn). In deze handreiking worden tips gegeven over hoe het administratiesysteem kan worden aangepast en wordt uiteengezet welke alternatieve methodes bestaan tot het verzamelen van de gevraagde gegevens. Een alternatieve methode is bijvoorbeeld het houden van een jaarlijkse enquête onder de werknemers, waarbij de werknemers de werkgeboden personenmobiliteit van één (representatieve) week dienen in te vullen. De gemiddelde uitslag van de enquête, kan vervolgens gelden als gemiddelde voor de gehele onderneming.  

Bij het indienen van de gegevens wordt onderscheid gemaakt tussen ritten met de auto, motorfiets, bromfiets/scooter, fiets en het openbaar vervoer. Daarnaast dienen de ritten, indien van toepassing, te worden uitgesplitst per brandstoftype. Alleen de ritten met een start- en/of eindpunt in Nederland dienen te worden meegenomen. Als een deel van de reis in het buitenland plaatsvindt, bijvoorbeeld omdat de werknemer over de grens van Nederland woont, dient de werkgever de kilometers van de gehele reis mee te nemen in haar rapportage. Over vliegreizen hoeft de werkgever (nog) niet te rapporteren.  

Daarnaast wordt zoals gezegd onderscheid gemaakt tussen zakelijke mobiliteit en woon-werkmobiliteit. Bij zakelijke reizen gaat het om alle reizen die werknemers maken voor hun werk, met uitzondering van woon-werkmobiliteit. Bij woon-werkmobiliteit gaat het om reizen van werknemers tussen woon- en verblijfplaats en de locatie ‘waar de arbeid pleegt te worden verricht’. Hieronder valt ook het reizen naar verschillende vestigingen van de organisatie. Ook het af en toe reizen van de woon- of verblijfplaats naar het werkadres om bijvoorbeeld materialen op te halen, valt hieronder. Reizen van en naar andere plaatsen dan het vaste werkadres, vallen niet onder woon-werkmobiliteit maar onder zakelijke mobiliteit. 

Op basis van het door de werkgever aangeleverde totaalaantal kilometers, wordt automatisch een berekening gemaakt van de totale CO2-uitstoot. Hiervan ontvangt de werkgever een rapportage. Deze rapportage wordt gecontroleerd door de omgevingsdienst in de regiowaar de hoofdvestiging van de organisatie zich bevindt. 

Gevolgen werkgevers

Indien de werkgever niet beschikt over een registratiesysteem waarmee de werkgebonden personenmobiliteit gemakkelijk is uit te lezen, zal zij haar administratie moeten aanpassen. Wij raden werkgevers aan hier op tijd mee te beginnen, aangezien de gegevens vanaf 1 juli 2024 moeten worden bijgehouden. 

Mocht u vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. Wij zijn graag bereid met u mee te denken en eventuele vragen te beantwoorden.