Het concept-Besluit bevat onder meer de volgende vereisten.  

1. Afspraken in meldprocedure over benaderen melder

Het concept-Besluit introduceert een wettelijke verplichting om in de meldprocedure vast te leggen dat, indien een melder anoniem het vermoeden van een misstand meldt, de functionaris voor zover mogelijk afspraken maakt met de melder over de wijze waarop de melder benaderd wil worden gedurende het vervolg van de meldprocedure. Uit de toelichting op het concept-Besluit volgt dat de functionaris zich hierbij voldoende dient in te spannen voor het leggen van contact met de melder. Hierbij wordt als voorbeeld gegeven de functionaris die een algemeen bericht plaatst op de fysieke of digitale plaats binnen de organisatie, waartoe alle werknemers toegang hebben. Een andere mogelijkheid is dat een derde, bijvoorbeeld een advocaat, het vermoeden van een misstand meldt namens de melder, waarbij de identiteit van de melder anoniem blijft. De communicatie kan in dat geval via de derde lopen.

Uit de toelichting op het concept-Besluit blijkt voorts dat het aanbeveling verdient om in de meldprocedure op te nemen dat, indien de werknemer vasthoudt aan zijn of haar anonimiteit, het mogelijk is dat een melding uiteindelijk niet volledig onderzocht kan worden. In dat geval, dient de melder de keuze te krijgen om ofwel dit gevolg te aanvaarden en af te zien van het meewerken aan een verder onderzoek, dan wel haar eigen identiteit alsnog bekend te maken, zodat het onderzoek kan worden vervolgd.

2. Functionaris is niet tevens werkzaam in leidinggevende functie dan wel betrokken bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers binnen de organisatie

Het concept-Besluit verplicht de werkgever ten minste één functionaris aan te wijzen die niet tevens werkzaam is in een leidinggevende functie, dan wel een functie die primair betrokken is bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers binnen de organisatie van de werkgever. De wetgever heeft met deze bepaling geprobeerd te voorkomen, aldus het concept-Besluit, dat er enkel anoniem kan worden gemeld bij een leidinggevende of een medewerker van de HR-afdeling, hetgeen een mogelijke reden voor de werknemer kan zijn om toch niet te melden.

3. Waarborgen anonimiteit melder

Het concept-Besluit introduceert de wettelijke verplichting voor de functionaris om bij de ontvangst en, indien aan de orde, de overdracht van de melding op zodanige wijze te handelen dat de anonimiteit van de werknemer die een vermoeden van een misstand anoniem meldt, wordt gewaarborgd. Indien de identiteit van de melder onverhoopt toch bekend wordt, dient de functionaris zich ervan te vergewissen dat de identiteit van de melder niet verder bekend wordt voor andere betrokkenen bij de melding en het eventuele vervolgonderzoek. Blijkens de toelichting op het concept-Besluit verdient het aanbeveling dat de functionaris aan de melder kenbaar maakt wanneer diens identiteit toch bekend is geworden en de wijze waarop dit is gebeurd.

4. Eénmaal per jaar schriftelijk verslag over het aantal en de aard van de ontvangen anonieme meldingen

Het concept-Besluit verplicht de functionaris minimaal één keer per jaar schriftelijk verslag uit te brengen aan het hoogste gezag van de werkgever, alsmede aan de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging, over het aantal ontvangen anonieme meldingen en de aard van deze meldingen. In het geval dat de werkgever niet beschikt over een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, en daartoe op grond van de wet ook geen verplichting tot bestaat, wordt het verslag toegezonden aan de werknemers. Het doel van deze regeling is het periodiek op de hoogte brengen van de belangrijkste organen binnen een organisatie, over het aantal anonieme meldingen van een vermoeden van een misstand en de aard van deze meldingen.

5. Onafhankelijke positie van functionaris

Het concept-Besluit verplicht de werkgever de onafhankelijke positie van de functionaris te waarborgen, haar de functionaris de functie zelfstandig te laten vervullen en ervoor zorg te dragen dat de functionaris over ‘zodanige tijd’ beschikt, dat de functie naar behoren vervuld kan worden. Uit de toelichting op het concept-Besluit blijkt dat het mogelijk is om de rol van onafhankelijke functionaris die de anonieme melding in ontvangst neemt, te combineren met de rol van de functionaris die de niet-anonieme meldingen in ontvangst neemt, waardoor voor werkgevers geen sprake hoeft te zijn van aanvullende lasten.

6. Definitie van functionaris

De werkgever kan ervoor kiezen een andere functionaris dan de functionaris bij wie de melding binnenkomt, opvolging te laten geven aan de melding. De besproken vereisten voor een functionaris gelden alleen voor de functionaris bij wie de melding binnenkomt. Dit heeft als gevolg dat de functionaris die enkel opvolging geeft aan de melding niet hoeft te voldoen aan de regels zoals gesteld in het concept-Besluit, waardoor deze functionaris bijvoorbeeld tevens werkzaam mag zijn in een leidinggevende functie dan wel betrokken mag zijn bij het werven, aannemen en ontslaan van medewerkers binnen de organisatie en geen jaarlijks verslag hoeft uit te brengen.

Conclusie

Concluderend, in het concept-Besluit is uitgewerkt op welke wijze een werknemer een vermoeden van een misstand anoniem kan melden bij de werkgever. Het concept-Besluit ligt tot 14 mei 2024 ter internetconsulatie. Als het concept-Besluit wordt aangenomen, dan betekent dit dat werkgevers met een interne meldingsregeling deze zullen moeten aanvullen met de vereisten zoals gesteld aan het ontvangen van een anonieme melding. Wij zullen u op de hoogte houden van de ontwikkelingen.  

Indien u vragen heeft over het concept-Besluit en/of de praktische uitvoering daarvan, helpen wij uiteraard graag. Datzelfde geldt voor hulp bij het aanpassen van uw interne meldingsregeling. Neem gerust contact met ons op hierover.