Oplevering in het huurrecht: juridische aandachtspunten bij aanvang en beëindiging van de huurovereenkomst

Een proces-verbaal van oplevering documenteert de staat van het gehuurde op het moment van aanvang van de huur en vormt bij beëindiging van de huurovereenkomst het referentiepunt voor de heroplevering. Als zodanig speelt het een centrale rol binnen de verhouding tussen verhuurder en huurder. De aanwezigheid – of juist afwezigheid – van een proces-verbaal bij einde huurovereenkomst kan verstrekkende gevolgen hebben, met name bij discussies over schade of herstelverplichtingen.

Aanvang huurovereenkomst – opstellen proces-verbaal van oplevering

Bij aanvang van de huurovereenkomst wordt het gehuurde opgeleverd door de verhuurder aan de huurder. In het proces-verbaal wordt nauwkeurig omschreven in welke staat het gehuurde zich bij aanvang van de huurovereenkomst bevindt, inclusief eventuele gebreken, resterende opleverpunten die de verhuurder nog moet herstellen, de vastgelegde meterstanden, het aantal en type sleutels en doorgaans ook foto’s die als bijlage worden toegevoegd.

In de praktijk maken commerciële partijen vaak gebruik van het model van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ-model) voor haar huurovereenkomsten. Het ROZ-model stuurt aan op het opstellen van een proces-verbaal bij oplevering om de algemene, bouwkundige en technische staat van het gehuurde te omschrijven waarin de huurder het gehuurde bij aanvang huur aanvaardt. De algemene bepalingen van de ROZ die standaard van toepassing worden verklaard op de ROZ-modellen (ROZ-bepalingen) stipuleren verder dat (i) het gehuurde bij aanvang door de verhuurder in goed onderhouden staat wordt opgeleverd en door de huurder in die staat wordt geaccepteerd, tenzij partijen daarover schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt en (ii) indien geen proces-verbaal van oplevering is opgemaakt, huurder wordt geacht het gehuurde in goede staat, zonder gebreken en vrij van schade, te hebben ontvangen.

Het opstellen van een proces-verbaal is niet verplicht op grond van de wet, maar de wet benadrukt wel het belang hiervan bij de heroplevering; in de volgende paragraaf wordt hier nader op ingegaan.

Einde huurovereenkomst - de juridische gevolgen van het ontbreken van een proces-verbaal

Wanneer de huurovereenkomst eindigt, vormt het proces-verbaal het ijkpunt voor de heroplevering. Ontbreekt dit document, dan kunnen complexe geschillen ontstaan over schade, herstelverplichtingen en kostenverdeling. Er zijn daarbij drie situaties te onderscheiden: (i) er is bij aanvang van de huur wel een proces-verbaal van oplevering opgesteld, (ii) een proces-verbaal ontbreekt, of (iii) er is wel een proces-verbaal maar de inhoud biedt onvoldoende duidelijkheid over de staat van het gehuurde.

Bestaan proces-verbaal

Als er wél een proces-verbaal van oplevering is opgemaakt, dan moet de huurder op grond van de wet (en de ROZ-bepalingen) het gehuurde bij het einde van de huur teruggeven in de staat zoals in het proces-verbaal is vastgelegd, met uitzondering van normale slijtage en geoorloofde veranderingen. Het belang van een proces-verbaal in de praktijk is groot: is er bij aanvang een duidelijke beschrijving van het gehuurde gemaakt, dan dient de verhuurder enkel te stellen (en zo nodig te bewijzen) dat de staat bij het einde van de huur afwijkt van die beschrijving. Lukt dat, dan werkt het wettelijke bewijsvermoeden in het voordeel van de verhuurder: de schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door tekortschieten van de huurder. De huurder kan dit vermoeden weerleggen door aan te tonen dat de schade niet door zijn eigen toedoen is ontstaan, bijvoorbeeld door het overleggen van bewijs van externe oorzaken of een rapport waaruit blijkt dat de schade om normale slijtage gaat.

Ontbreken proces-verbaal

Wanneer geen proces-verbaal is opgesteld, geldt op grond van de wet een tegenovergesteld uitgangspunt: er wordt vermoed dat de huurder het gehuurde heeft ontvangen in de staat waarin het zich bij het einde van de huurovereenkomst bevindt. Voor de verhuurder is het dan lastig om achteraf te bewijzen dat de huurder het gehuurde in slechtere staat heeft achtergelaten dan de conditie bij aanvang huur. Eventuele schade komt dan in beginsel voor rekening van de verhuurder, tenzij deze kan aantonen dat de schade tijdens de huurperiode door de huurder is veroorzaakt. Ook kunnen zonder proces-verbaal bewijsproblemen ontstaan ten aanzien van de vraag welke veranderingen of toevoegingen door de huurder zijn aangebracht en moeten worden weggenomen.

Indien partijen de ROZ-bepalingen van toepassing hebben verklaard, geldt, in tegenstelling tot de wettelijke bepalingen, dat wordt aangenomen dat het gehuurde bij aanvang van de huur in goed onderhouden staat, zonder gebreken en vrij van schade is opgeleverd, tenzij de huurder het tegendeel kan bewijzen. De huurder moet het pand aan het einde van de huur in diezelfde staat opleveren, behoudens normale slijtage en veroudering. Deze afwijking biedt verhuurders een belangrijk voordeel: ook als er geen proces-verbaal wordt opgesteld, wordt uitgegaan van een goed onderhouden zaak zonder gebreken of schade en ligt het bewijsrisico niet automatisch bij de verhuurder. Het is dan aan de huurder om aan te tonen dat het gehuurde niet in goede staat is ontvangen, waardoor het risico op bewijsproblemen aanzienlijk wordt beperkt.

Onvolledig proces-verbaal

Een proces-verbaal van oplevering dat wel is opgesteld, maar onvoldoende duidelijkheid biedt over de staat van het gehuurde, kan bewijsproblemen opleveren. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de omschrijvingen te algemeen zijn, zoals alleen de opmerking “in goede staat ontvangen”, zonder verdere toelichting of beeldmateriaal. Ook ontstaat er onduidelijkheid als slechts een paar gebreken worden genoemd en een (volledige) inventarisatie ontbreekt. Het ontbreken van ondersteunend beeldmateriaal, zoals foto’s, bemoeilijkt het vaststellen van de werkelijke conditie bij aanvang van de huur.

Een ander risico kan ontstaan wanneer het proces-verbaal niet door beide partijen is ondertekend. In dat geval kan de huurder betwisten dat de beschreven staat daadwerkelijk overeenkomt met de feitelijke situatie op het moment van oplevering.

In de omschreven situaties is het voor de verhuurder lastig om bij het einde van de huurovereenkomst aan te tonen dat de huurder het gehuurde in slechtere staat heeft achtergelaten dan waarin het is ontvangen.

Ingeval van een gang naar de rechter, na een geschil tussen partijen over de heroplevering van het gehuurde, zal de rechter beoordelen of het proces-verbaal voldoende specifiek is opgesteld om als ijkpunt te dienen voor heroplevering. Indien de rechter van oordeel is dat het proces-verbaal niet specifiek genoeg is opgesteld, dan zal de verhuurder aanvullend bewijs (zoals foto’s of verklaringen van derden) moeten aanleveren waaruit blijkt dat bepaalde schade door de huurder is veroorzaakt.

De ROZ-bepalingen ondervangen dit risico deels. Zoals hiervoor beschreven, wordt bij het ontbreken van een proces-verbaal vermoed dat het gehuurde in goede staat is ontvangen. Dit contractuele vermoeden werkt ook door bij een onvolledig proces-verbaal; als de beschrijving onvoldoende houvast biedt, kan de verhuurder zich alsnog beroepen op het vermoeden van de toepasselijke ROZ-bepalingen. Daarmee verschuift de bewijslast naar de huurder, die dan moet aantonen dat het gehuurde niet in goede staat was bij aanvang van de huur of dat bepaalde zaken al aanwezig waren en mochten blijven.

Aanbeveling voor de praktijk

Een zorgvuldig opgesteld proces-verbaal van oplevering verschaft zowel de verhuurder als de huurder juridische zekerheid en vormt als een robuust uitgangspunt bij eventuele geschillen omtrent schade, herstelverplichtingen of andere aanspraken. Het proces-verbaal van oplevering dient derhalve niet te worden gereduceerd tot een administratieve formaliteit, maar moet worden beschouwd als een onmisbaar instrument ter bescherming van de wederzijdse rechten en verplichtingen. Het is voor de verhuurder van essentieel belang om te vermijden dat het proces-verbaal te algemeen of onvoldoende gespecificeerd wordt opgesteld. Het verdient aanbeveling om te kiezen voor objectieve, controleerbare en verifieerbare omschrijvingen, bij voorkeur ondersteund door fotografisch bewijs en een gedetailleerde inventarisatie per afzonderlijk onderdeel van het gehuurde.

Voor meer informatie of advies over het correct documenteren van (de stukken bij) uw huurovereenkomsten kunt u contact met ons opnemen. Ons vastgoedrechtteam staat u graag te woord.