You are here:

Gedragscode leveranciers

Loyens & Loeff voert haar bedrijfsvoering op verantwoorde en ethische wijze uit. Loyens & Loeff verwacht van haar leveranciers dat zij werken aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. De Loyens & Loeff Gedragscode voor leveranciers is gebaseerd op de verschillende richtlijnen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO). Onze code stelt normen voor ethisch en eerlijk zakendoen en beschrijft hoe we met mensen willen omgaan, hoe we zaken willen doen en hoe we ons milieu willen verbeteren in samenwerking met andere partijen.

Doel en toepassingsgebied

A. Deze Gedragscode voor leveranciers (Code) beschrijft onze principes en verwachtingen ten aanzien van hoe organisaties die goederen en diensten leveren aan LOYENS & LOEFF (Leveranciers), inclusief hun vertegenwoordigers en werknemers, zaken met ons moeten doen en met ons moeten omgaan.

B. Wij, LOYENS & LOYENS & LOEFF en haar buitenlandse kantoren, opereren onder de merknaam LOYENS & LOEFF.

C. In overeenstemming met onze waarden streven wij naar een goed evenwicht tussen aandeelhouders, klanten, medewerkers en gemeenschappen.

D. Onze waarden zijn gebaseerd op een uitstekende dienstverlening aan onze klanten en elkaar, een werkethiek die teamwork bevordert om te slagen, waarbij we persoonlijke verantwoordelijkheid nemen voor hoge prestaties, diversiteit voor groei en innovatie en integriteit in alles wat we doen.

E. Onze organisatie, onze aandeelhouders en al onze medewerkers hebben de plicht om de toepasselijke wet- en regelgeving na te leven en worden geacht zich verantwoordelijk en ethisch te gedragen.

F. Wij verwachten van leveranciers dat zij handelen in overeenstemming met waarden die vergelijkbaar zijn met de onze en op een manier die in overeenstemming is met de voorzichtige zakelijke praktijken.

I. Zakelijke integriteit

1. Naleving van de wetgeving

a) Bij al hun activiteiten moeten leveranciers ervoor zorgen dat zij zaken doen in overeenstemming met de toepasselijke wetten, regels en voorschriften van de rechtsgebieden waarin zij actief zijn.

b) Leveranciers houden nauwkeurige financiële boeken en bedrijfsadministratie bij in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften en accepteren boekhoudkundige praktijken.

2. Concurrentie

a) LOYENS & LOEFF gelooft in het principe van eerlijke concurrentie als basis voor de bedrijfsvoering en zal zich houden aan alle toepasselijke wetten die handelsbeperkingen, oneerlijke handelspraktijken of misbruik van economische macht verbieden.

b) In hun relatie met onze werknemers mogen leveranciers niet proberen om ongepast voordeel of voorkeursbehandeling te krijgen voor andere relaties die zij met ons hebben (bijvoorbeeld als klant).

c) Favoritisme/nepotisme is strikt verboden.

d) Alle aankopen, verkopen en andere contractuele verplichtingen moeten uitsluitend gebaseerd zijn op overwegingen van kwaliteit, service, prijs en efficiëntie. Strikt zakelijke redenen mogen alleen bepalend zijn voor het al dan niet aangaan van een contract en met wie.

3. Geschenken en entertainment

a) De aard van de geschenken of entertainment mag door de kwaliteit, kwantiteit of timing ervan niet worden gebruikt door Leveranciers om ongepast voordeel of voorkeursbehandeling te verkrijgen.

b) Wij verwachten dat Leveranciers de juiste gegevens bijhouden over de uitwisseling van geschenken en entertainment met onze medewerkers.

4. Antiomkoping en anticorruptie

a) LOYENS & LOEFF zet zich in voor het legaal en ethisch zakendoen in het kader van een systeem van vrij ondernemerschap. Corrupte afspraken (het verkrijgen of trachten te verkrijgen van persoonlijk of zakelijk voordeel door middel van ongepaste of illegale middelen) met klanten, leveranciers, overheidsfunctionarissen of andere derde partijen zijn strikt verboden. Leveranciers mogen zich niet inlaten met gedrag waardoor onze organisatie het risico loopt de anti-omkopingswetten te overtreden.

5. Voorkennis en informatiebarrières

a) In hun omgang met LOYENS & LOEFF verwachten wij van leveranciers dat zij, indien zij kennis krijgen van voorkennis over ons of onze klanten, beleid en procedures hebben voor de juiste behandeling en het juiste gebruik van die informatie (zoals informatiebarrières).

b) Dit beleid en deze procedures moeten voldoen aan de toepasselijke wettelijke en reglementaire vereisten om ongepaste toegang tot of openbaarmaking van voorkennis te voorkomen.

II. Verantwoordelijk ondernemen

6. Privacy en informatiebeveiliging

a) Leveranciers moeten zich houden aan de toepasselijke wetten, regels en voorschriften van de rechtsgebieden waarin zij actief zijn met betrekking tot privacy en informatiebeveiliging, en mogen informatie die zij via hun relatie met ons hebben verkregen alleen gebruiken voor het doel dat voor hen is gedefinieerd.

b) Leveranciers moeten informatie opslaan zoals overeengekomen met LOYENS & LOYENS & LOEFF en moeten een passend informatiebeveiligingsbeleid en procedures hebben om de toegang tot onze informatie te beveiligen.

c) Leveranciers moeten ons onmiddellijk op de hoogte stellen van feitelijke of vermoedelijke inbreuken op de privacy, inbreuken op de beveiliging of verlies van onze informatie.

d) Leveranciers moeten alle informatie over LOYENS & LOEFF, de gecontracteerde diensten en de uitvoering van de diensten vertrouwelijk behandelen.

7. Hervatting van de bedrijfsvoering en noodplanning

a) Voor sommige diensten die door Leveranciers worden uitgevoerd, vanwege het belang voor onze activiteiten of de soorten activiteiten die erbij betrokken kunnen zijn, verwachten wij dat de bedrijfscontinuïteit van de Leverancier en noodherstelplannen van de Leverancier worden ontwikkeld, onderhouden en getest in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke, contractuele en serviceniveau-eisen.

8. Uitbesteding en onderaanneming

a) Wij erkennen dat outsourcing een praktijk is die leveranciers kunnen gebruiken om innovatie te bevorderen, lacunes in middelen op te vullen en/of operationele efficiëntie te creëren.

b) We erkennen ook dat Leveranciers bij de uitvoering van hun diensten gebruik kunnen maken van onderaannemers.

c) We verwachten echter van leveranciers dat zij hun diensten niet voor ons uitbesteden of activiteiten uitbesteden die rechtstreeks van invloed zijn op de levering van goederen en diensten aan ons, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.

d) In situaties waarin goedkeuring wordt gegeven, is het belangrijk voor ons om te weten waar de werkzaamheden zullen worden uitgevoerd en welke partijen betrokken zijn bij de levering van de diensten.

e) Daarnaast moeten leveranciers toezicht houden op de uitbestedings- of onderaannemingsovereenkomst om ervoor te zorgen dat deze in overeenstemming is met de contractuele verplichtingen van de leveranciers en met deze Code, en op verzoek het bewijs leveren van een dergelijke controle.

III. Verantwoordelijke behandeling van individuen

9. Respect en diversiteit

a) Leveranciers moeten werkplekken in stand houden die gekenmerkt worden door professionaliteit en respect voor de waardigheid van ieder individu met wie hun werknemers in contact staan.

b) Leveranciers moeten de diversiteit van hun werknemers, klanten en anderen met wie zij in contact komen respecteren, met inbegrip van respect voor verschillen zoals geslacht, ras, huidskleur, leeftijd, handicap, seksuele geaardheid, etnische afkomst en religie.

c) Leveranciers mogen intimidatie, discriminatie, geweld, represailles en ander respectloos en ongepast gedrag niet tolereren.

d) Leveranciers moeten de waardigheid van hun eigen werknemers en anderen respecteren, zich houden aan de principes van diversiteit en een respectvolle werkplek in stand houden. Zie de link naar onze Gedragscode onder Governance-informatie.

10. Arbeidspraktijken

a) Leveranciers moeten zich houden aan de geldende arbeidsnormen, arbeidsnormen, non-discriminatie en mensenrechtenwetgeving.

b) Leveranciers respecteren het recht van werknemers om zich aan te sluiten bij of zich te onthouden van deelname aan verenigingen en werknemersorganisaties.

c) Wanneer wetten discriminatie niet verbieden of een gedifferentieerde behandeling toestaan, verwachten wij van leveranciers dat zij zich aan de beginselen van non-discriminatie houden en niet op een oneerlijke manier te werk gaan.

d) Leveranciers moeten dat op hun werkplek kunnen aantonen:

i. Er wordt geen gebruik gemaakt van kinderarbeid.

ii. Discriminatie en intimidatie zijn verboden, met inbegrip van discriminatie of intimidatie op basis van een kenmerk dat door de wet wordt beschermd.

iii. Het staat werknemers vrij om zorgen te uiten en zich uit te spreken zonder angst voor represailles.

iv. Er zijn passende en redelijke achtergronden gescreend, inclusief onderzoek naar eerdere criminele activiteiten, om de integriteit en het goede karakter van de werknemers van de leverancier te waarborgen.

v. Er worden duidelijke en uniform toegepaste arbeidsnormen gebruikt die voldoen aan of verder gaan dan de wettelijke en reglementaire vereisten.

11. Gezondheid en veiligheid

a) Wij verwachten van leveranciers dat zij gezonde en veilige werkplekken bieden en voldoen aan de relevante gezondheids- en veiligheidswetten.

b) Wij verwachten van leveranciers dat zij al hun werknemers adequate informatie en instructies geven over gezondheids- en veiligheidskwesties en dat zij hun werknemers in staat stellen hun verantwoordelijkheden voor het onderhoud van een gezonde en veilige werkplek na te komen.

12. Milieu

a) Wij verwachten van leveranciers dat zij met ons samenwerken om de duurzaamheid van het milieu te bevorderen.

b) Leveranciers moeten ons helpen om onze ecologische voetafdruk te verkleinen, op een milieuverantwoorde manier zaken te doen en milieuvriendelijke producten en diensten aan te bieden.

13. Registratie

a) Leveranciers mogen onze administratie die relevant kan zijn voor een lopende of dreigende juridische of regelgevende procedure waarvan de Leverancier kennis krijgt, niet vernietigen.

b) Leveranciers dienen een adequate interne administratie bij te houden om ervoor te zorgen dat zij hun verplichtingen jegens ons naar behoren nakomen.

14. Naleving en controle van de code

a) LOYENS & LOEFF is zeer toegewijd aan de naleving van deze gedragscode voor leveranciers. Wij verwachten van leveranciers dat zij deze code naleven door passende managementprocessen op te zetten en samen te werken met redelijke beoordelingsprocessen op verzoek van LOYENS & LOEFF.

b) Voor sommige diensten kunnen wij, vanwege hun belang voor ons bedrijf en het soort activiteiten dat ze met zich meebrengen, van een leverancier eisen dat hij of zij periodiek schriftelijk aan onze General Counsel bevestigt dat ze voldoen aan de vereisten van deze Code.

c) Daarnaast moeten we in staat zijn om de controleomgeving van een leverancier te bewaken en te controleren, bijvoorbeeld door leveranciers te bezoeken of informatie op te vragen.

d) Het niet naleven van deze Code kan leiden tot beëindiging van de relatie van een Leverancier met ons.

15. Meld vermoedelijke overtredingen van deze Code

a) Leveranciers en/of werknemers of aannemers van de Leverancier kunnen vermoedelijke overtredingen van deze Code melden bij de General Counsel van Loyens & Loeff:

Loyens & Loeff N.V.
Postbus 2888
3000 CW Rotterdam
Nederland

E-mail: KlachtenFunctionaris@loyensloeff.com

Op uw verzoek worden al deze meldingen vertrouwelijk behandeld en blijft u anoniem voor zover wettelijk toegestaan.