Loyens & Loeff
Datum
11-08-2017

Zomer Q&A: antwoorden op 7 vakantiegerelateerde arbeidsrechtvragen - Vraag 4

Veel van uw werknemers gaan deze zomer op vakantie. Terwijl zij zich heerlijk ontspannen, kunt u als werkgever juist geconfronteerd worden met lastige vraagstukken. Mag u in de mailbox van uw werknemer kijken als hij op vakantie is? Wat kunt u doen als een werknemer zonder toestemming op vakantie gaat? De komende weken geven wij u antwoord op deze en andere vakantiegerelateerde arbeidsrechtvragen!

Vraag 4 - Mag ik in de mailbox van mijn werknemer kijken als hij met vakantie is?

Dit is in principe mogelijk, mits wordt voldaan aan strikte voorwaarden.

Het openen van de e-mailbox van een werknemer wordt gezien als een verwerking van persoonsgegevens zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Er zal in dit kader daarom moeten worden voldaan aan de vereisten genoemd in de Wbp. Hieronder zijn de belangrijkste vereisten opgesomd.

  1. Een werkgever mag zich in principe alleen toegang verschaffen tot de e-mailbox van de werknemer indien hij hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft. Dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van de betreffende werknemer. Een gerechtvaardigd belang zou bijvoorbeeld kunnen zijn: het controleren of er tijdens de afwezigheid van de werknemer e-mails binnen zijn gekomen die beantwoord moeten worden.

  2. Het openen van de e-mailbox moet daarnaast noodzakelijk zijn. In dit kader moet er onder andere worden voldaan aan het proportionaliteits- en het subsidiariteitsbeginsel. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de inbreuk op de privacy van de werknemer in verhouding moet staan tot het belang van de werkgever. Zo brengt deze eis met zich mee dat de werkgever bij het inzien van e-mails van de werknemer zo veel mogelijk privéberichten moet ontzien. De werkgever kan dit bijvoorbeeld bereiken door in eerste instantie alleen de onderwerpbalk van de e-mail te lezen. Mocht de werkgever er tijdens het inzien van een e-mail achter komen dat het een privé-mail is, dan moet hij stoppen met lezen. Privé-mails mag de werkgever namelijk alleen lezen als hij daarvoor een gewichtige reden heeft (bijvoorbeeld een ernstig vermoeden van onrechtmatig gedrag). Het subsidiariteitsbeginsel houdt in dat geen andere minder ingrijpende middelen aanwezig mogen zijn om het doel te bereiken. Dit vereiste wordt bijvoorbeeld geschonden als de werkgever ‘te pas en te onpas’ in de mailbox van de werknemer zou kijken terwijl er ook andere mogelijkheden zijn om het gewenste doel te bereiken.  

  3. De werknemer moet op de hoogte worden gesteld dat zijn e-mails gelezen worden, door wie dit gebeurt en wat het doel hiervan is (de zogenaamde informatieplicht). Als hoofdregel geldt dat deze informatie voor het inzien van de e-mailbox aan de werknemer verstrekt moet worden.

  4. In beginsel moet iedere verwerking van persoonsgegevens vooraf worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is niet nodig als één van de vrijstellingen van het zogeheten Vrijstellingsbesluit van toepassing is. Zo hoeft de verwerking van persoonsgegevens m.b.t. netwerksystemen (zoals het openen/controleren van e-mailboxen) niet gemeld te worden indien aan alle voorwaarden genoemd in het Vrijstellingsbesluit is voldaan.

Gelet op de hierboven beschreven informatieplicht is het raadzaam om als werkgever een reglement voor het gebruik van e-mail te hanteren, waarin onder andere duidelijk wordt gemaakt in welke gevallen de werkgever toegang tot de mailbox zou kunnen hebben. In het reglement kan tevens worden opgenomen dat werknemers in hun mailbox zakelijke en privé e-mailberichten moeten scheiden. Opmerking verdient dat een dergelijk reglement (en de daaruit vloeiende procedure) op grond van artikelen 27 lid 1 sub k en l van de Wet op de ondernemingsraden ter instemming aan de ondernemingsraad moet worden voorgelegd.

Wijzigingen per 2018

Per 25 mei 2018 treedt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking (Verordening (EU) 2016/679). Vanaf dat moment geldt in de hele EU dezelfde privacywetgeving. De Wbp zal als gevolg van de inwerkingtreding van de AVG vervallen.

Onder de nieuwe verordening veranderen de hierboven beschreven regels onder punt 3 en 4. De regels onder punt 1 en 2 blijven ongewijzigd. Allereerst wordt de informatieplicht fors uitgebreid. De werkgever moet de werknemer tijdig van, onder andere, de volgende informatie voorzien (artikel 14):

  1. de identiteit en de contactgegevens van degene die verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens;
  2. de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (voor zover deze is aangesteld);
  3. het doel en de rechtsgrond voor de verwerking;
  4. het gerechtvaardigd belang waarop de verwerking is gebaseerd;
  5. hoe lang de persoonsgegevens bewaard zullen worden of indien dit niet mogelijk is op grond van welke criteria deze bewaartermijn wordt bepaald; en
  6. de rechten van de werknemer, waaronder het inzagerecht, rectificatierecht, recht op wissing van de persoonsgegevens of beperking van de verwerking, recht op bezwaar, en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het niet naleven van de informatieplicht kan leiden tot een boete van maximaal 20 miljoen euro of een boete van 4% van de wereldwijde jaaromzet, mocht dat bedrag hoger uitkomen (artikel 83).

Na inwerkingtreding van de AVG hoeft de verwerking van persoonsgegevens niet meer gemeld te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In plaats daarvan moet de werkgever een register bijhouden van zijn verwerkingsactiviteiten (de zogenaamde documentatieplicht – artikel 30). In dit register moet onder andere de hierboven beschreven informatie worden vastgelegd. De documentatieplicht is niet van toepassing op ondernemingen met minder dan 250 werknemers, tenzij het waarschijnlijk is dat de verwerking die wordt verricht een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, de verwerking niet incidenteel is, of de verwerking bijzondere categorieën van gegevens betreft (zoals gegevens over iemands gezondheid).

Het niet naleven van de documentatieplicht kan leiden tot een boete van maximaal 10 miljoen euro of een boete van 2% van de wereldwijde jaaromzet, mocht dat bedrag hoger uitkomen (artikel 83).

 

Nieuwsgierig naar vraag 1 en 2? Klik dan hier.  
Voor vraag 3 klik hier.

Contact

Heeft u vragen over deze update, dan kunt u contact opnemen de contactpersonen hieronder of met uw vaste adviseur van het team loonheffingen en arbeidsrecht bij Loyens & Loeff.

 Hermine Voûte

 Klaas Wiersma

 Priscilla Groenveld


Blijf op de hoogte! Volg onze Employment & Benefits showcase page op LinkedIn.